Manejo de Expedientes
Listado de Expedientes
Para visualizar los expedientes que tenemos en el Área tenemos que ingresar a la vista de listado
(en esta vista puede accederse a cuatro listados a través de las solapas ubicadas inmediatamente debajo de la barra de vistas:
Documentos, Áreas, Expedientes/trámites y Enviados) y ingresar a solapa de Expedientes/Trámites.
Al momento de seleccionar un expediente nos habilita la barra de herramientas.
Visualizar Contenido
Para visualizar el contenido de un expediente tenemos disponibles 2 herramientas.
Abrir
La herramineta Abrir nos permite visualizar desde una nueva ventana los documentos incorporados, observaciones y revisiones incorporados en el expediente.
Vista Avanzada
Al utilizar la herramienta Vista Avanzada se abrirá una nueva ventana en la que veremos 4 solapas.
- Documentos: listado de documentos incorporados en el expediente/trámite.
- Incorporaciones: listado de expedientes en donde el trámite fue incorporado (sólo visible si el documento seleccionado es de tipo trámite).
- Pases: listado de los giros/pases que se realizaron, indicando el área de origen y destino del movimiento.
- Versiones: listado de las versiones del documento.
- Eventos: listado de todos los eventos que ocurrieron en relación al expediente/trámite. Por ejemplo: creación, asociación, incorporación, pase, archivo, entre otros.
Trabajar con el Expediente
Para poder modificar el expediente tenemos la herramienta Modificar
Dentro de la misma podemos realizar las siguientes operaciones.
Documentos Incorporados/Tramitados
Este componente sólo aparece una vez que el expediente o trámite fue creado y guardado, y permite incorporar al expediente documentos privados del área activa, públicos o reservados del usuario. Todos los documentos que se incorporen o tramiten deben estar previamente autorizados o firmados.
Nota
En el caso que usted quiera responder un expediente, necesita crear un documento tipo providencia y autorizarlo, para poder incorporarlo en el expediente y posteriormente remitirlo.
Expedientes Asociados
Componente que permite asociar uno o más expedientes al expediente con el que se está trabajando y establecer una relación entre ellos.
Notas de Seguimiento
Al igual que en el formulario de documentos, aquí también pueden añadirse notas de seguimiento que son visibles siempre por los usuarios que interactúen con el expediente o trámite.
Remitir Expediente
La herramienta Remitir es accesible desde la barra de herramientas al seleccionar un trámite o expediente y nos permite girar o realizar un pase del expediente/trámite en cuestión a otro área.
- Expedientes/Trámites Seleccionados: título y número del documento seleccionado para el giro.
- Enviar a Área: buscador donde seleccionaremos el área destino del giro. En este campo sólo se podrá agregar una de las áreas definidas en el componente de Rutas. También se pueden agregar observaciones que serán visibles desde el botón de detalles en la bandeja de novedades.
Expedientes Enviados
Para visualizar los expedientes enviados que tenemos en el Área tenemos que ingresar a la vista de listado
(en esta vista puede accederse a cuatro listados a través de las solapas ubicadas inmediatamente debajo de la barra de vistas:
Documentos, Áreas, Expedientes/trámites y Enviados) y ingresar a solapa de Enviados.